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Things I have learned – Woche 35

1. Windsurfen = Stresskiller

Durch einen Wochenendkurs habe ich gelernt, dass sich Windsurfen als echter Stresskiller eignet. Denn auf dem Brett muss ich mich auf das Hier und Jetzt konzentrieren, um nicht ständig ins Wasser zu fallen. Wenn sich das Segel mit Wind füllt und ich über die Wellen gleite, verschwinden alle Gedanken, die mit „Ich muss…“ anfangen. Und nach einem Tag an der frischen Luft, bin ich dann auch so platt, dass ich zeitiger als gewohnt ins Bett gehe und dort fester und erholsamer schlafe.

Wer das selbst ausprobieren möchte, ist auf der Ostseeinsel Fehmarn bestens aufgehoben. Die Bucht am Wulfener Hals bietet mit ihrem flachen Wasser ideale Bedingungen für Anfänger. Die Mitarbeiter der Surfschule sind freundlich und die nötige Ausrüstung kann man sich vor Ort gegen Gebühr ausleihen.

2. Zeitfresser wegblocken

Kennst Du das unangenehme Gefühl wenn Deine Todo-Liste von Termin zu Termin immer länger wird und Du Dich währenddessen fragst wie Du all diese Punkte abarbeiten kannst, wenn Du doch so viel Zeit in Terminen verbringen musst? Ist die Liste irgenwann zu lang, helfen nur noch Überstunden um alles zu erledigen. Oder Du verprelltst einen Kollegen, weil Du ihm eine Information nicht rechtzeitig lieferst, beziehungsweise seine Anforderung mit niedriger Priorität bearbeitest.

Um diese Misere zu vermeiden trage ich mir eine Woche im Voraus Arbeitsblocker in den Kalender ein, die ich wie fest vereinbarte Termine behandle. Diese Zeit nutzt ich um all die Aufgaben wegzurocken, die sich in den Terminen angesammelt haben. Wichtig ist die so gewonnenen Zeitfenster nicht in die Beziehungspflege mit Kollegen zu investieren, sondern tatsächlich produktiv zu sein um Überstunden und enttäuschte Kollegen zu vermeiden.

3. Beim E-Mail-Ping-Pong kannst Du nur verlieren

Neben Terminen sind für mich E-Mails der zweitgrößte Zeitfresser. Diese werden in der Regel nämlich mindestens zwei Mal berührt:

Das erste Mal beim Querlesen. Dabei werden die wichtigsten Informationen und Anforderungen des Absenders erfasst. Im Anschluss denke ich unweigerlich darüber nach was ich tun muss um diese Mail zu beantworten. Was meinen Fokus von anderen Themen ablenkt und die Konzentration verringert. Der zweite Kontakt mit der Mail findet beim eigentlichen Bearbeiten und Beantworten statt.

Dieser Vorgang wiederholt sich dann bis das Thema endlich geklärt ist und kostet extrem viel Zeit. Vorallem, wenn man Kollegen hat, die einem eine Mail schreiben „um mal eben schnell was zu klären“ und man sich auf dieses Spiel einlässt, kann sich daraus ein dauerhafter Produktivitätskiller ergeben.

Um nicht zu viel Zeit mit E-Mails zu vergeuden und mich zu fokusieren, anstatt mich durch neue Posteingänge ablenken zu lassen, versuche ich feste Zeitfenster zum Bearbeiten der Mails zu definieren. In der Zwischezeit ist der Maileingang für diesen Zeiträuber geschlossen.

Ja es fühlt sich eigenartig an, nicht mehr für jeden jederzeit verfügbar zu sein und Kollegen auf Antworten warten zu lassen. Aber ich habe die Vermutung, dass sich das Umfeld a) daran gewöhnt und b) viel mehr darüber freut, wenn sinnvolle Aufgaben schneller umgesetzt werden, anstatt sich gegenseitig mit E-Mail-Ping-Pong abzulenken.

4. Richtig Nein sagen

Ich bewundere Menschen, die es schaffen konsequent zu allem Nein zu sagen, was ihnen bei der Erreichung ihrer aktuellen Ziele gerade nicht hilfreich ist. Bei ihnen habe ich beobachtet, dass man beim Neinsagen (außer in begründeten Ausnahmen) konsequent bleiben sollte und schnell lernen muss, die Enttäuschung des Gegenübers und den damit verbundenen Druck auszuhalten.

Um aufkommenden Erwartungsdruck frühzeitig zu verringern, sollte ein Nein rechtzeitig, deutlich und entschlossen kommuniziert werden. Manche Menschen sprechen ein Nein allerdings nicht direkt aus, sondern hinterfragen das Warum hinter einer Anforderung so lange, bis der Bittsteller sein Problem selbst löst oder die Lösung andernorts sucht.

Wer gewohnheitsgemäß ablehnt was gerade nicht zu den eigenen Prioritäten passt, sollte darauf achten, nicht zu einer Person zu werden, die Fortschritt und gute Ideen aus Prinzip blockiert. Wer Nein sagt, weil er gerade andere Ziele verfolgt, sollte sicherstellen, dass sich ein anderer um die Umsetzung lohnenswerter Ideen bemüht oder diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf der Agenda landen und nicht verloren gehen.

5. Gute Gewohnheiten helfen durch harte Zeiten

Ich verwende schon seit einigen Monaten die App Productive, um mir neue Gewohnheiten anzutrainieren.

In dieser Woche habe ich gemerkt, wie mir das Protokollieren der Einhaltung meiner Gewohnheiten hilft, zu bemerken wenn ich in „die rote Zone“ komme.

Wenn ich dauerhaft gegen meine eigenen Regeln, wie zum Beispiel auf Zucker zu verzichten oder nach 20 Uhr nichts mehr zu essen verstoße, läuft offensichtlich etwas nicht richtig. Denn diese für mich positiven Routinen habe ich mir angeignet als es mir richtig gut ging.

Wenn ich mehr als drei Tage hintereinander gegen eine gesunde Routine verstoße, versuche ich die Ursachen dafür zu beseitigen. – Ohne das Tracking der Routinen wird mir unter Umständen erst viel zu spät bewusst, dass gerade etwas schief läuft und das wäre auf Dauer für meinen Körper und soziale Beziehungen ungesund.

Routinen sind für mich nicht nur ein Warnsignal um Stress zu vermeiden, sondern sie helfen mir auch ihn wieder abzubauen. Für mich funktionieren ein Besuch im Fitness-Studio, das Hören einer bestimmten Playlist oder der ausgedehnte Besuch einer Buchhandlung gut. Diese Aktivitäten haben alle gemeinsam, dass ich mich für einen Zeitraum von mindestens 30 Minuten ganz bewusst nur darauf konzentriere. – Und nichts davon erfordert einen Bildschirm.

Autor:

Andreas hat Geschichte, Informatik und Pädagogik studiert, als Programmierer das Glück gesucht und Unternehmen in der Digitalen Analyse beraten. Im Moment meistert er die Herausforderungen eines Product Owners in der Business Intelligence der OTTO Group. Wenn er neben Beruf und Familie Zeit für sich findet, verbringt er diese mit seiner Ukulele, Experimenten, Lesen und (manchmal etwas) zu viel Nachdenken. Hier erfährst Du mehr über Andreas und seine Motivation. Wenn Du über neue Beiträge informiert werden möchtest, kannst Du Andreas auf Twitter folgen.